Bestand zusammenführen
Microsoft Entra oder Google Workspace zeigen beobachtete Anwendungen. Finance ergänzt Rechnungen, Verträge und Laufzeiten.
Leitfaden für Finance und IT
Softwarekosten-Audit für den Mittelstand: vom Bestand zum prüfbaren Kostenfall.
Softwarelizenzen prüfen heißt nicht, vermeintlich ungenutzte Zugänge pauschal zu kündigen. Ein belastbarer Audit verbindet Identity-Signale, Rechnungen und Verträge und macht offene Entscheidungen sichtbar.
Für Unternehmen mit 75–300 Office-Nutzern · erster Check ohne Datenzugriff
Der Audit in drei Schritten
Kosten senken beginnt mit einer gemeinsamen Faktenbasis.
Einzelne Exportlisten reichen selten aus. Erst der Abgleich zeigt, welche Softwarekosten belegt, welche Zugänge beobachtet und welche Verantwortlichkeiten noch ungeklärt sind.
Abweichungen prüfen
Bezahlte Mengen, zugeordnete Zugänge und Verantwortliche werden verglichen. Jede Abweichung bleibt zunächst ein Prüfhinweis.
Entscheidungen vorbereiten
Finance und IT klären Kündigung, Anpassung oder bewusste Beibehaltung rechtzeitig vor der nächsten Verlängerung.
Prüfliste
Diese fünf Fragen gehören in jeden Softwarekosten-Audit.
Die Reihenfolge verhindert, dass ein beobachtetes Signal vorschnell als tatsächliche Nutzung oder sichere Einsparung interpretiert wird.
- 01Welche Anwendungen wurden über die zentrale Identity-Quelle beobachtet?
- 02Welche Rechnungen und Verträge lassen sich eindeutig zuordnen?
- 03Wo weichen bezahlte Mengen und zugeordnete Zugänge voneinander ab?
- 04Welche Verträge verlängern sich in den nächsten 90 Tagen?
- 05Wer bestätigt Bedarf, Verantwortlichkeit und nächsten Schritt?
Wichtige Grenze
Beobachtet bedeutet nicht automatisch genutzt.
Ein Login- oder OAuth-Signal belegt einen technischen Kontakt zur Anwendung. Es beweist weder produktive Nutzung noch, dass eine Lizenz ohne Rückfrage entfernt werden kann.
Signal kennzeichnen
Quelle und Zeitraum bleiben sichtbar, damit die Aussage nachvollziehbar bleibt.
Menschen entscheiden
Finance, IT und Fachbereich bestätigen Bedarf und Maßnahme gemeinsam.
Häufige Fragen
Kurz und konkret beantwortet.
Mehr zu Datenschutz, Berechtigungen und Mitbestimmung finden Sie auf der Sicherheitsseite.
Was ist ein Softwarekosten-Audit?
Ein Softwarekosten-Audit führt vorhandene Zugänge, Rechnungen und Vertragsdaten zusammen. Ziel ist eine belastbare Liste konkreter Prüffälle – nicht eine automatische Kündigung oder garantierte Einsparung.
Wie lässt sich Schatten-IT erkennen?
Identity-Signale können Anwendungen sichtbar machen, die nicht zentral dokumentiert sind. Passwort-Logins, private Konten oder dauerhaft aktive Sitzungen können jedoch unsichtbar bleiben; deshalb ist das Ergebnis eine Prüfgrundlage, kein vollständiger Nutzungsnachweis.
Wie werden Microsoft-365- oder Google-Workspace-Kosten optimiert?
Zuerst werden Lizenzmengen, beobachtete Identitäten, Rollen und Rechnungsdaten abgeglichen. Erst nach fachlicher Prüfung wird entschieden, ob ein Plan angepasst, ein Zugang entfernt oder eine Lizenz bewusst beibehalten wird.
Für welche Unternehmen lohnt sich der Einstieg?
Besonders relevant ist der Audit für mittelständische Unternehmen mit 75 bis 300 Office-Nutzern, verteilten Softwareverantwortlichkeiten und wiederkehrenden SaaS-Verträgen.
Kostenlose Ersteinschätzung
Welcher Prüf-Scope passt zu Ihrer Ausgangslage?
Fünf kurze Fragen, kein Datenzugriff und eine persönliche Einschätzung.